La instauración de los modelos de trabajo híbridos ha supuesto una nueva manera de entender el desempeño de la actividad laboral. Junto a las enormes ventajas que exhibe, también ha planteado numerosos retos, a los que la tecnología no es ajena. Canon ha llevado a cabo un exhaustivo estudio en Europa, a partir de la opinión de más de 3.000 profesionales de empresas de más de 50 empleados de Alemania, España, Reino Unido, Países Bajos, Francia, Italia y Suecia, que analiza, de manera dual, la experiencia de los usuarios y el desempeño de los equipos TI. Un dueto que no siempre es armónico en sus sensaciones. Por ejemplo, en Europa, frente al 78 % de los departamentos TI que asegura que ofrecen la tecnología adecuada para el desempeño de un modelo híbrido se opone el 21 % de los empleados que desvela que han tenido que comprarse un escáner o una impresora para su ámbito doméstico o el 19 % que reconoce que tiene dificultades para acceder a los archivos que necesita de manera remota. “Los usuarios tienen dificultades en los entornos híbridos y los departamentos TIC luchan por ofrecer la tecnología adecuada”, valoró Eva Sánchez-Caballero, directora de transformación digital de Canon España.
España
En el caso de los trabajadores españoles, un 46 % sigue teniendo problemas de acceso cuando trabaja fuera de la oficina (una cifra similar a la europea, que arroja un 41 %), especialmente cuando se trata de acceder a archivos (19 %).
Un 46 % de los empleados españoles sigue teniendo problemas de acceso cuando trabaja fuera de la oficina
El 40 % reconoce que sufre problemas de conexión en sus equipos de impresión y escaneo (frente al 24 % europeo). El 19 % desvela que tiene que ir a la oficina para imprimir, recoger (17 %) o firmar documentos (19 %). Además, el 27 % reconoce que debieron comprar sus dispositivos (impresora o escáner personal para trabajar eficazmente desde casa), un número superior a la media europea, que se sitúa en el 21 %. Para acceder a los documentos físicos que necesitan, el 31% reconoce que tiene problemas, una cifra superior a la de países europeos como Países Bajos (20 %) e Italia (17 %). “El modelo híbrido ha venido para quedarse pero hay que tener en cuenta que los flujos se complican cuando los empleados están fuera de las oficinas”, explica Eva Sánchez-Caballero. “Las empresas pueden aportar lo básico pero están lejos de ofrecer una infraestructura que funcione sin problemas en un entorno híbrido”.
Análisis por sectores
En el análisis por sectores, en el área pública el 53 % apuesta por un modelo híbrido (la media europea es del 53 %) y el 80 % cree que los organismos públicos tienen que generar la tecnología adecuada para permitirlo. En este ámbito, el 33 % desvela que tienen que acudir a la oficina para imprimir; si es para escanear el porcentaje desciende al 25 % y si es para firmar documentos el porcentaje es del 22 %. Cuando llaman a un centro de soporte, los empleados públicos españoles lo hacen porque no pueden acceder a sus archivos fuera de la oficina.
En el sector educativo español el 52 % opta por un modelo presencial y el 31 % de los responsables TIC reconoce que tiene problemas para reparar escáneres e impresoras. En el lado de la impresión, el 20 % reconoce que no puede imprimir.
En el sector de la banca, siempre puntera a nivel tecnológico en España, el 51 % reconoce que tiene problemas para acceder a la información que necesita
En el ámbito del manufacturing, uno de los motores de la economía española, el 77 % de los departamentos TIC cree que proporciona la tecnología adecuada. La idiosincrasia de este segmento explica que el 40 % evoluciona a un modelo presencial y el 38 % disfruta de un modelo híbrido. La dicotomía se produce en el hecho de que el 82 % de los encuestados cree que hay que proveer de la tecnología adecuada y el 77 % piensa que sí se está proporcionando.
Una de las prioridades de este sector es la gestión de documentos de manera remota ya que el 44 % reconoce problemas para trabajar fuera de las oficinas.
En el sector de la banca, siempre puntera a nivel tecnológico en España, el 51 % reconoce que tiene problemas para acceder a la información que necesita. El 45 % de los encuestados aseguró que practica un modelo híbrido y el 37 % reconoce que debe ir a la oficina para imprimir, escanear o recoger documentos. Para el 84 % lo ideal sería contar con un único proveedor para gestionar la impresión y los documentos.
Más inversión en España
El estudio señala que los españoles han sido los más afectados por la pandemia: la mitad de las empresas españolas ha sufrido económicamente como consecuencia de la pandemia, una cifra por encima de la media europea (40 %). La buena noticia es que el 76 % tiene pensado aumentar la inversión tecnológica, un porcentaje por encima de las que piensan invertir en el Reino Unido (67 %) y Francia (64 %). Una inversión que parece estar directamente relacionada con el hecho de que los empleados españoles son los más propensos de Europa a que la pandemia afecte a su forma de trabajar (82 %).
El reto de la seguridad
La seguridad es uno de los retos más destacados y sobre ella se preguntó a 1.200 responsables TIC de Europa. En España, el 85 % mostró su preocupación por que sus empleados no sigan los procedimientos de seguridad cuando están fuera de las instalaciones corporativas y el 81 % reconoció dificultades para garantizar que los trabajadores remotos reciben los parches y actualizaciones de TI adecuados para mantener la seguridad. Son dos cifras algo superiores a las europeas que se encuentran en un 77 % y un 79 %, respectivamente.
En España, el 85 % de los responsables TIC mostró su preocupación por que sus empleados no sigan los procedimientos de seguridad cuando están fuera de las instalaciones corporativas
La protección de los documentos confidenciales que imprimen y manejan los empleados en casa es otro de los aspectos más conflictivos: el 75 % de los responsables TIC europeos asegura que tiene dificultades para configurar las impresoras y los escáneres remotos. Parecido porcentaje (73 %) está preocupado por la incapacidad de los trabajadores cuando se trata de eliminar de forma segura los datos impresos desde estos equipos.
La problemática de la seguridad se refleja en la normativa: el 77 % de los españoles, una cifra muy similar a la media europea, experimenta serias dificultades para mantenerse al día con el cumplimiento del GDPR y un tercio de estos responsables desvela que ha tenido algún problema de cumplimiento del GDPR o ha sido objeto de auditorías de seguridad de la información. La cifra europea, peor que la española, se sitúa en el 46 %.
Sánchez-Caballero señala, como punto clave, el bajo porcentaje de empresas españolas (el 26 %) que es capaz de seguir el ciclo de vida completo de un documento, desde que se accede a él hasta que se comparte, imprime, archiva y elimina; un hecho que hace mucho más vulnerables a los datos frente a posibles infiltraciones y ataques. La media europea se sitúa en el 18 %. “Los retos de la seguridad cambian constantemente”, recuerda la responsable de Canon. “Es esencial proteger los documentos, cualquiera que sea el formato, siendo especialmente cuidadosos con los que están fuera del ámbito de la oficina”.
La automatización es una asignatura pendiente. “En España muchas empresas carecen de las herramientas de automatización necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa”, alerta.
No es baladí el esfuerzo que hay que llevar a cabo en materia de protección. “En ocasiones las empresas adoptan atajos que nunca son buenos”. Sánchez-Caballero insistió en que no hay que olvidar que tan importante como la protección de los documentos almacenados en formatos digitales, es proteger los físicos. “Muchas veces éstos quedan expuestos”.
