Aunque el software no era un elemento nuevo ahora sí que se torna definitivo. Y abrumadoramente estratégico. Tras cerca de dos años de trabajo, Kyocera Document Solutions ha dado a luz a Solpheo Suite, una solución que aúna la gestión completa del contenido de las empresas (incluida la colaboración) con las labores de automatización de las tareas y procesos empresariales. “Es la plataforma que va a permitir a las empresas competir en el entorno digital”, explicó Óscar Sánchez, director general de Kyocera Document Solutions en España y vicepresidente ejecutivo de Europa, ante un auditorio de más de 200 profesionales (representantes de los socios y los clientes de la multinacional), a los que presentaron la herramienta en Madrid el pasado 19 de abril.
La potencia de la herramienta, que entronca con la filosofía de un “entorno de trabajo colaborativo e inteligente”, está basada en la unificación de varios módulos: un sistema de gestión de contenido empresarial que aúna capacidades para almacenar, compartir o interactuar con él; un motor capaz de diseñar y gestionar los procesos de negocio, lo que incluye la automatización de las tareas (BPM); y un sistema de captura de la información y su posterior procesado automático.
Se trata de superar realidades como el hecho de que una de cada cuatro empresas reconoce que sus empleados hacen uso de aplicaciones no controladas por el responsable de sistemas para tratar la información o que el 43 % de las compañías asegura que utiliza, al menos, cuatro o más sistemas de gestión de contenidos empresariales (EGM). “Con Solpheo Suite es posible gestionar, con una única plataforma, el contenido de principio a fin, y trabajarlo de manera colaborativa y continua”, explicó José Luís Alonso, director de tecnología e innovación de la compañía. La lista de tareas incluye el trabajo en local, compartir información con terceras compañías, búsqueda inteligente de documentos, acceso desde cualquier dispositivo, etc.
La marca, a pesar de contar con una herramienta, como MyDocument, vinculada con la gestión documental, decidió partir de cero con Solpheo Suite. Claves han sido las tres adquisiciones que ha realizado Kyocera en los últimos años: la alemana Ceyoniq, especializada en la gestión de contenidos empresariales; la española DocQuijote, que se movía también en torno a la gestión; y Annodata, un proveedor de servicios TIC ubicado en Reino Unido.
La experiencia del usuario
Solpheo Suite presta especial atención a la experiencia del usuario. Como recordó Óscar Sánchez, asistimos en el mercado a una “dictadura del usuario”. “Este exige disfrutar de una experiencia excelente en el uso de cualquier aplicación o servicio”, recordó. Una exigencia que procede de la utilización de las herramientas de su entorno personal. “Y quiere lo mismo en su entorno profesional”.
La aplicación, por tanto, trata de aunar lo mejor de ambos entornos. “Exhibe una enorme simplificación en el lado del frontoffice junto a la sofisticación y robustez en el backoffice”, explicó Alonso. “Hay que dar respuesta al usuario pero con la necesaria seguridad y facilidad de gestión que requieren los administradores de los sistemas de las empresas”. Así, el interfaz es amigable y sencillo, similar al que presentan las aplicaciones que usa en su ámbito personal, pero la seguridad es un elemento imprescindible (cuenta con conexión SSL, cifrado AES y autorizaciones 2.0). Por supuesto, es posible contratarlo en formado nube o de manera tradicional; y su aplicación abarca desde la empresa más pequeña hasta las grandes compañías. “Es completamente escalable y crece a medida que lo haga el cliente”.
La marca tiene pensado sumar a esta plataforma Solpheo Hub que la enriquecerá con aplicaciones desarrolladas por startups, en modo PaaS sobre Solpheo Suite, alrededor de segmentos verticales.
