Hablar del trabajo híbrido parece cosa del pasado, pero la realidad es que todavía hay muchas empresas que no disponen de las soluciones tecnológicas adecuadas para facilitar a sus empleados esta modalidad. Esta conclusión se desprende de un reciente estudio que hemos puesto en marcha desde Canon, denominado “Instantánea híbrida: impacto en los empleados y en la experiencia de TI”, que revela que todavía el 46 % de los empleados españoles tiene problemas de acceso cuando trabaja fuera de la oficina.
La buena noticia es que existen soluciones tecnológicas que permiten superar estas barreras de una manera fácil, ágil y eficiente. Uno de los aspectos fundamentales para que el trabajo híbrido sea efectivo, es la inversión en soluciones que gestionen procesos en los departamentos, de manera que agilicen, aseguren y aporten información orientada a la toma de decisiones. La información es un activo valioso para cualquier organización, y su correcta gestión es clave para el desarrollo eficaz y productivo de las tareas diarias de cualquier empleado. Contar con una solución de gestión de documentos adecuado puede marcar la diferencia entre poder o no poder trabajar desde fuera de la oficina. Y cuando hablamos de poder, hago referencia a tener la capacidad de realizar el 100 % de toda la actividad profesional, con independencia del lugar en el que se haga. Y, de nuevo, traigo un dato muy interesante de nuestro estudio: el 19 % de los empleados en España afirma tener que ir a la oficina simplemente para imprimir o firmar documentos y tres de cada diez señala no poder acceder a los documentos físicos que necesitan para realizar su trabajo.
La gestión de la información: fortaleza empresarial
Con la incorporación de la digitalización a los procesos de gestión de la información, este tipo de barreras se ven superadas de manera rápida y sencilla y no solo para favorecer las nuevas modalidades de trabajo, sino para facilitar la actividad laboral de todos los empleados. Esta tipología de soluciones permite automatizar procesos manuales, ahorrar tiempo en tareas rutinarias, permitir el acceso rápido a los documentos y archivos necesarios o realizar búsquedas rápidas, lo que agiliza los flujos de trabajo.
En este sentido, la automatización de estas tareas rutinarias y repetitivas permite dedicar más tiempo a actividades de mayor valor añadido, como la toma de decisiones estratégicas o la innovación al tiempo que evita errores manuales. Además, favorece la implementación de herramientas colaborativas, como plataformas de gestión de proyectos y comunicación online, que promueven la interacción entre los miembros del equipo, trabajando en lugares diferentes.
Por último, otro de los avances para implementar una modalidad híbrida óptima es incorporar a la estrategia la transición de procesos rígidos a flujos de trabajo digitales. En este sentido, muchos procesos administrativos dependían tradicionalmente del procesamiento de documentación física y demandaban la presencia física de los expertos para gestionarlos. No obstante, con la incorporación de soluciones digitales esta gestión puede optimizarse para lograr una mayor eficiencia y realizarse desde cualquier lugar. Desde Canon, hemos creado recientemente una nueva área de soluciones dirigida a satisfacer las necesidades de gestión de la información, impulsados por el acusado interés de las organizaciones a avanzar en este camino.
En definitiva, el trabajo híbrido llegó para quedarse. Aquellas organizaciones que amplíen sus horizontes más allá de los espacios físicos de trabajo ganarán competitividad y recibirán una mejor experiencia de los empleados. Es el momento de abrazar el cambio con la garantía de que será una decisión acertada.
