La gestión de la información se ha convertido en un tema prioritario para las empresas. El incremento de los datos organizacionales y la rápida evolución tecnológica exige a las compañías optimizar sus procesos y ajustarse a las nuevas modalidades híbridas que demanda su talento. La impresión se erige como una pieza fundamental para alcanzar estas demandas, pero cabe preguntarse: ¿cuáles son las claves para que este engranaje funcione a la perfección?
En los últimos años, la impresión ha evolucionado significativamente hacia una concepción más inteligente, llegando incluso a la automatización. Esta forma de entender la impresión está estrechamente vinculada con la gestión de la información en la nube y con las herramientas de trabajo colaborativo. No obstante, todavía queda camino por recorrer, ya que el 31 % de los empleados en España afirma no poder acceder a los documentos físicos que necesitan cuando están realizando su trabajo, tal y como revela el estudio que hemos llevado a cabo en Canon “Instantánea híbrida: impacto en los empleados y en la experiencia de TI”.
Hay que tener en cuenta que el mundo empresarial avanza hacia la simplificación de procesos empresariales, facilitando el día a día de los empleados y eliminando tareas tediosas y rutinarias con el fin de que empleen este tiempo en acciones de mayor valor para sus compañías. Para conseguirlo es fundamental integrar un software de gestión de la información que permita la automatización de los flujos de trabajo y que, a su vez, facilite la gestión eficiente de los contenidos empresariales, incluidos los impresos.
Las compañías se enfrentan a un gran volumen de documentos que necesitan gestionar a una velocidad cada vez más acelerada, en ocasiones las decisiones dependen de ello. Las plataformas de gestión en la nube como Therefore están orientadas a tener una visión y trazabilidad completa de toda la información de una compañía, garantizando en todo momento su seguridad. Permiten capturar, clasificar y encontrar rápidamente la información desde cualquier lugar. Y es que, con una ubicación centralizada de la información y una mejor capacidad de búsqueda, los empleados pueden acceder a la información adecuada y estructurada en el momento oportuno, evitando que se ahoguen en un mar de documentos, aprobar, denegar o delegar aprobaciones siempre que se requiera.
Asimismo, este tipo de herramientas favorece el trabajo en equipo, facilita la colaboración en documentos con usuarios internos o externos a la organización de forma simultánea y segura, al tiempo que permite asignar tareas y procesar la información de manera integral. Además, al centralizarla, los empleados pueden tener acceso a las mejores prácticas de la organización e incluso a las experiencias de resolución de problemas de otros compañeros. De esta manera, pueden utilizar estos recursos informativos cada vez que se encuentren ante circunstancias similares sin necesidad de perder tiempo reinventando la rueda o trabajando en versiones que no son las adecuadas.
Es importante señalar que no importa el tamaño de la empresa, desde pymes a grandes empresas, todas ellas deben satisfacer sus necesidades de gestión de la información, con independencia de cuál sea su sector y volumen de negocio. Porque, en definitiva, las organizaciones que entiendan la información como un activo estratégico y sean capaces de gestionarla de manera optimizada y eficiente, podrán avanzar hacia las modalidades de trabajo presentes y futuras.
