El suministro inmediato de información (SII) para la gestión del IVA entrará en vigor el próximo día 1 de julio. La implantación de este nuevo sistema implica un cambio tecnológico con la adopción de nuevas soluciones que faciliten este proceso, pero también supone un cambio en la manera de trabajar. Ronald Lozano, legal developer de Sage, y Tomàs Font, director de business development & product strategy de Wolters Kluwer, explican cómo se han preparado para afrontar este cambio y las claves de su propuesta.
El próximo mes de julio entra en vigor el nuevo sistema de suministro inmediato de información (SII) para la gestión del IVA. ¿En qué consiste este sistema?
Consiste en sustituir el procedimiento de registro de facturas, ya fuera en libros o través del modelo 340, por un sistema donde el registro se realiza en la Agencia Tributaria (AEAT), a efectos operativos, es un modelo 340 en tiempo real que, por otra parte, fue la avanzadilla de este nuevo sistema.
¿Está preparada la empresa para adoptar este nuevo procedimiento?
Me atrevería a decir que lo está más de lo que muchos piensan. Aunque si es cierto, que la mayoría tenemos que realizar una importante tarea de revisión interna para conocer el nivel de preparación en el que estamos.
¿Qué ventajas aporta este sistema respecto al modelo de gestión anterior?
Facilitará la relación entre la empresa, clientes y proveedores y la Administración. Podemos aprovechar en beneficio de nuestros propios sistemas, la información cruzada que podemos obtener de la Administración. Mejorará las comunicaciones entre empresas y asesores, como empresas vamos a valorar más el asesoramiento, que asegurará esa inmediatez.
Veremos en primera instancia, que se reparten las cargas de las obligaciones legales, para reducirlas realmente después, en la medida que nuestros procesos se hayan adecuado a la nueva frecuencia de comunicación.
¿Cuál es el principal cambio que tienen que llevar a cabo las empresas para adaptarse al SII?
El principal cambio es el mental en un doble sentido. El primero es de gestión administrativa, en el que debemos adecuar nuestros procedimientos y circuitos administrativos, no sólo a “lo que nos venía bien hacer” sino teniendo en cuenta que hay una administración que me pide “lo que se debe hacer” y, en todo esto, interviene la relación con mis clientes y proveedores, que estarán afectados por mis decisiones, estén o no estén en el sistema.
El segundo es tecnológico. No se trata sólo de establecer una conexión con la administración, sino de aprovechar para que todas las comunicaciones de la empresa relacionadas con su facturación y su registro de compras y gastos, sean digitales.
¿Cómo se ha preparado su compañía para ayudar a las empresas en esta tarea?
La primera decisión que tomamos es ofrecernos como empresa piloto para tener una visión de 360 grados, tanto desde del punto de vista de empresa desarrolladora de software, como de empresa usuaria de estas soluciones.
Recogemos de esta manera de primera mano las aportaciones de nuestros compañeros del departamento financiero y de administración, los gestores principales de este sistema en las empresas , lo que nos permite poder contrastarlas con las de otras empresas pilotos.
¿Qué ventajas ofrecen sus soluciones a las empresas para poner en marcha este sistema?
Nuestras aplicaciones ofrecen un potencial de automatización, control de la información y de los procesos que sólo una solución integral de gestión puede ofrecer, no sólo con el objeto del cumplimiento del SII, sino para aprovechar al máximo este cambio y lograr la transformación digital en la empresa o el despacho profesional.
Desde el punto de vista del cambio “cultural” ofrecemos una formación dirigida a prepararse para este cambio desde la base, que es la auditoria de gestión interna.
Nuestras soluciones permiten la integración con otros software de cara a cubrir la comunicación de estas facturas y el seguimiento del estado en el que están en el caso de que sus aplicaciones no cubran estas necesidades.
Sage está participando en un piloto para probar este sistema, ¿cómo está funcionado esta prueba?
Dividimos la prueba en dos, la auditoría interna y la tecnológica. En la primera, aunque hemos tenido que realizar algunas adaptaciones en nuestros circuitos administrativos, al final vemos que nos ayudará a mejorar en eficiencia interna.
En la segunda, aprovechamos todo el proceso que hemos diseñado para nuestros clientes, ya que es la ventaja de utilizar internamente nuestras propias soluciones.
¿Qué tipo de acciones han llevado a cabo para dar a conocer las soluciones que facilitan la implantación de este sistema?
Hemos realizado una labor de dar a conocer el sistema desde la base realizando eventos de afluencia masiva y webinars específicos para explicar tanto el sistema como nuestra propuestas de solución tanto las que ofrecemos a nuestros clientes como las que disponemos para aquellas empresas que sin ser usuarios de nuestras aplicaciones.
¿Qué papel juega el canal de distribución a la hora de ayudar a la empresa en este proceso?
El canal de distribución es una pieza esencial en Sage y, en este caso, su papel ha sido importante, tanto en la comunicación como en la implantación de las soluciones. Su papel ha sido especialmente clave en la extensión de nuestras aplicaciones como alternativa a aquellos software que no dispondrán de solución para el Suministro de Inmediato de Información.
El próximo mes de julio entra en vigor el nuevo sistema de suministro inmediato de información (SII) para la gestión del IVA. ¿En qué consiste este sistema?
El Suministro Inmediato de Información es una gestión online del IVA, basada en el envío telemático a la sede electrónica de la AEAT de los libros de registro, que permitirá que la información se pueda proporcionar de forma casi inmediata en relación con el momento en que se produce la operación. Además, la Agencia Tributaria ha establecido un plazo de cuatro días —ampliado a ocho durante este 2017— para presentar la información de las facturas. Es un sistema que solo será obligatorio para determinadas empresas, unas 63.000 según cálculos de la AEAT, pero al que se podrán adherir voluntariamente las que lo deseen.
¿Está preparada la empresa para adoptar este nuevo procedimiento?
Tecnológicamente, dependerá del software de gestión del que disponga para realizar esta nueva gestión del IVA de forma telemática y en los plazos fijados. En Wolters Kluwer venimos colaborando con la Agencia Tributaria desde los inicios de este proyecto y ya hemos adaptado nuestras soluciones contables y de gestión para que tanto las empresas como los despachos que las asesoran puedan realizar la gestión del IVA de forma fácil, fiable y segura con el SII.
¿Qué ventajas aporta este sistema respecto al modelo de gestión anterior?
Más allá de la reducción de las obligaciones formales, ya que se exime a estas empresas de presentar los modelos 347, 340 y 390, y de la ampliación del plazo para la presentación de las autoliquidaciones de 20 a 30 días, destacaría la reducción de los plazos de devolución por parte de la AEAT dado que dispondrá de toda la información necesaria de las operaciones de manera inmediata para las comprobaciones pertinentes. Además, un aspecto importante para los despachos es el hecho de que puedan llegar a disponer de información fiscal de las empresas en tiempo real y contrastada con la información de sus clientes y proveedores.
¿Cuál es el principal cambio que tienen que llevar a cabo las empresas para adaptarse?
Aparte de la adaptación tecnológica, el SII obligará a las empresas a cambiar sus procesos internos en la gestión de la información, ya que deberán remitir los datos de las operaciones de forma inmediata y, lo más importante, sin errores formales ni fiscales de acuerdo con la normativa. Por todo ello, es aconsejable que tanto las empresas como sobre todo los despachos que las asesoran lleven a cabo una planificación de la introducción de la información.
¿Cómo se ha preparado su compañía para ayudar a las empresas en esta tarea?
Wolters Kluwer está colaborando con la Agencia Tributaria, concretamente con el Departamento de Gestión Tributaria, que es el impulsor de este nuevo sistema, desde que se presentó el proyecto en otoño de 2014. Esta colaboración nos ha permitido ser conocedores desde el primer momento de los cambios que implica el SII y prepararnos para adaptar nuestro software de gestión para que las empresas puedan gestionar el IVA con nuestras soluciones con todas las garantías.
Si algo caracteriza a Wolters Kluwer es nuestra experiencia y rapidez en la adaptación al cambio legal, automatizando los procesos y aportándoles inteligencia. Forma parte de nuestro ADN como desarrollador de software de gestión para empresas y despachos.
¿Qué ventajas ofrecen sus soluciones a las empresas para poner en marcha este sistema?
La principal ventaja y lo que diferencia a nuestras soluciones adaptadas al SII es que incorporan un módulo integrado a modo de conector con la Sede Electrónica de la AEAT con un panel de control que permite gestionar las facturas enviadas y las respuestas de la AEAT. Este módulo recibe, transforma y envía la información de las facturas de la empresa a la AEAT. Una vez la Agencia Tributaria ha recibido por vía telemática la información de las facturas, de manera casi inmediata responde al módulo, que, a su vez, gestiona las respuestas de la AEAT y las comunica a la solución Wolters Kluwer en cuestión.
Este sería el valor añadido que proporcionan nuestras soluciones en la gestión del IVA con el SII, ya que, gracias a este módulo integrado, se pueden gestionar las respuestas de la Agencia Tributaria desde la propia solución contable o de gestión.
Wolters Kluwer está participando en un piloto para probar este sistema, ¿cómo está funcionando esta prueba?
Participamos en la prueba piloto como desarrollador de software de gestión desde que se puso en marcha en enero, y desde el pasado mes de marzo conjuntamente con clientes nuestros que están trabajando ya y gestionando el IVA online con nuestras soluciones adaptadas. Formamos parte del foro creado por la AEAT para los participantes y asistimos a reuniones periódicas de seguimiento. Además, el trabajo conjunto con los clientes nos permite terminar de perfilar la adaptación de nuestras soluciones con el objetivo de que sean lo más eficientes e intuitivas posible.
Es muy importante poder contar con la confianza de la Administración y participar en iniciativas de este tipo gracias a nuestra experiencia y liderazgo apoyando la incorporación de modificaciones legislativas para que la adaptación al negocio de las empresas y los despachos sea lo más rápida y ágil posible con nuestras soluciones.
¿Qué tipo de acciones han llevado a cabo para dar a conocer las soluciones que facilitan la implantación de este sistema?
Hemos llevado a cabo diversas acciones como la página web www.suministroinmediatoinformacion.com con toda la información que requieren para adaptarse al nuevo sistema de forma fácil y sencilla, mediante recursos como una guía, infografías, gráficos y vídeos, como una entrevista al director de gestión tributaria de la AEAT, Rufino de la Rosa. También estamos organizando, en colaboración con la Agencia Tributaria y con cámaras de comercio de España como las de Madrid y Barcelona, jornadas para presentar y analizar los cambios que supondrá este nuevo sistema en la gestión del IVA.
¿Qué papel juega el canal de distribución a la hora de ayudar a la empresa en este proceso?
Nuestro canal está altamente cualificado y formado en todos los cambios normativos para acompañar a las empresas y a los despachos profesionales en procesos de cambio como el SII. En este proceso, como en cualquier otro en el ámbito del software de gestión y los cambios normativos, el papel del canal de distribución es muy importante en compañías como la nuestra, que apuesta claramente por el canal, por la proximidad del soporte que las empresas requieren al implantar una reforma de este tipo.
