Ya ha comenzado la cuenta atrás para la entrada definitiva del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y las empresas tienen que cumplir esta normativa si no quieren arriesgarse a ser multados.
PHC Software ha preparado una serie de recomendaciones para que las empresas puedan cumplir con el nuevo marco legal y garantizar la intimidad e integridad de los datos.
La primera recomendación es revisar y actualizar los procesos empresariales con el fin de definir nuevas metodologías para cumplir con la legislación. Para ello es necesario que los distintos departamentos estén implicados y definan los distintos procesos para el tratamiento de acuerdo a la ley de los documentos informativos dirigidos a los titulares.
El segundo consejo es nombrar a un data protection officer (DPO), que será la persona encargada de asegurar que la empresa cumple con los procedimientos y las obligaciones legales establecidas por la ley en todas sus dimensiones.
No todas las empresas tienen que contar con un DPO, pero no tenerlo no exime a la empresa ni de las responsabilidades ni del cumplimiento de la nueva normativa. Esta figura se encargará de informar, asesorar y formar a los empleados y los responsables del tratamiento de los datos, supervisar el cumplimiento de la ley y cooperar tanto con los titulares de los datos como con las autoridades.
PHC Software también recomienda establecer una estrategia de prevención de la seguridad y contar con las herramientas y los sistemas de ciberseguridad necesarios que les ayuden a detectar y detener intrusiones, garantizar la autenticación y seguridad en el acceso a las redes empresariales.
Otro punto importante para adaptarse a la nueva normativa es conocer los derechos de los titulares y las sanciones por incumplimiento. La nueva norma incluye nuevos derechos de los titulares como son el derecho al olvido, el derecho a la portabilidad, el derecho a la oposición, el derecho al consentimiento y el derecho a conocer qué datos tiene la empresa sobre él.
Es importante que la empresa sepa también que las multas por el incumplimiento pueden suponer el 4 % de la facturación del negocio global o hasta 20 millones de euros.
El último consejo es llevar una correcta gestión de los datos, apoyándose en herramientas de gestión empresarial como la nueva versión PHC CS v22, que tiene en cuenta el nuevo reglamento y permite que las empresas puedan gestionar correctamente los datos.
João Sampaio, director de la unidad de negocio internacional de PHC Software, destacó que “el tiempo pasa rápidamente y las empresas deben cumplir con el nuevo reglamento lo antes posible para poder tener una fácil adaptación y poder testear sus procedimientos adecuadamente. Las herramientas tecnológicas serán sus aliados en esta tarea y contar con soluciones de seguridad y software de gestión como la última versión del PHC CS v22 les ayudará a implementar unas buenas prácticas”.
