Estamos en un momento de transición hacia nuevas formas de trabajar donde la digitalización se torna esencial para dar respuesta a las urgentes necesidades empresariales. A pesar de que muchas compañías ya están inmersas en este modelo, todavía sienten que su información no está protegida. Y es que, según un nuevo estudio que acabamos de lanzar desde Canon Europa, tan sólo uno de cada cuatro responsables de IT se siente seguro ante una auditoría, lo que pone de relieve las preocupaciones críticas sobre la gestión de la información y los datos dentro de sus organizaciones.
Las tecnologías emergentes están remodelando lo que se puede lograr en el lugar de trabajo híbrido. Ahora, la información se intercambia tanto en formato digital como en papel, lo que supone afrontar nuevos retos. Los datos juegan un papel fundamental ya que pueden determinar la capacidad de las empresas para adaptarse y responder a estas nuevas oportunidades. Sin embargo, nuestro estudio muestra que la ansiedad relacionada con la gestión y protección de los datos, así como la falta de productividad en la gestión de los procesos de información es patente.
En busca de la seguridad en la gestión de la información
Esta ansiedad ante una auditoría viene motivada por la falta de seguridad en los procesos de gestión de la información que hay implementados en sus compañías: el 36 % de los responsables de IT afirma que son conscientes de que sus empleados no cumplen con las normativas como el GDPR.
El problema reside en que muchas de estas organizaciones tienen todavía tecnologías de gestión obsoletas que no son capaces de automatizar procesos y garantizar una ciberseguridad plena. Volviendo al estudio, el 28 % de los empleados sigue teniendo que rellenar manualmente documentos organizativos estándares una y otra vez, mientras que el 26 % de los empleados experimenta errores o incoherencias causados por los silos de datos.
Según un estudio de Canon Europa, tan sólo uno de cada cuatro responsables de IT se siente seguro ante una auditoría
Asimismo, otro de los aspectos interesantes es el relativo a los derechos de acceso automático a los documentos, un aspecto muy sencillo de implementar pero que sólo se encuentra en el 53 % de las organizaciones, lo que significa que la plena adopción de la automatización para la gestión de la información y los procesos documentales aún está lejos de conseguirse.
Es momento de que las organizaciones se planteen cómo optimizar su activo más valioso que es su información y sus datos, ya que ello redundará en una mejora de la eficiencia del trabajo, en una mejor experiencia de sus empleados y en dotar de un mejor servicio a sus clientes.
En definitiva, aunque los desafíos son significativos, las empresas que logren superar estas barreras en la gestión de la información y adopten plenamente las nuevas tecnologías estarán mejor posicionadas para prosperar en el entorno empresarial dinámico actual.
