En el horizonte, el próximo 25 de mayo. Una fecha en la que sí o sí las empresas deben tener lista una hoja de ruta para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Si hacemos caso a los informes de las consultoras y a los actores involucrados en la misma, todavía hay un número considerable de empresas que no tienen una estrategia definida para adaptarse a esta norma. Una estrategia que debe incluir, de manera global, a la organización y a los empleados; regulando todos los procesos en los que se manejen los datos. La impresión, sin lugar a dudas, debe formar parte de esta estrategia y compañías como Brother han armado un decálogo de consejos para que las organizaciones no olviden que cuando impriman y gestionen sus documentos también debe estar detrás el cumplimiento del GDPR.
El reglamento está pensado para reducir los riesgos en las brechas de seguridad que pueden producirse por el robo de los datos personales almacenados en las bases de datos y solucionar otros problemas como los ataques masivos a grandes corporaciones. El incumplimiento de la normativa, además, se penalizará con multas de elevada cuantía —hasta los 20 millones de euros— y tendrá otra serie de consecuencias en la reputación de las compañías. Por tanto, es imprescindible que las empresas adapten todos sus sistemas para evitar estos problemas.
Decálogo de consejos
Para ayudar a que las empresas cumplan este reglamento, Brother ha elaborado un decálogo que recoge los principales consejos que las empresas deberían tener en cuenta.
Es fundamental que las empresas tengan a mano el plan que marca el cumplimiento del Reglamento y en el caso de que haya un delegado de protección de datos, elevarle cualquier consulta que pueda surgir en los procesos.
Toda precaución es poca. Hay que evitar que haya documentos con información sensible o confidencial, a la que puedan acceder personas ajenas a ella en las impresoras, encima de las mesas o, incluso, en las papeleras. Hay que guardar siempre este tipo de documentos en cajoneras o en armarios bajo llave, sobre todo al finalizar la jornada laboral. Y una norma de obligatorio cumplimiento es destruir la información de forma segura cuando ya no se use. Además, Brother insiste en que las papeleras no son una fórmula que sirva para la destrucción.
En el caso de que varios usuarios compartan una impresora; no es recomendable que sea accesible entre departamentos que desarrollen cometidos diferentes o exhiban distintas preocupaciones o formaciones en el GDPR o en políticas de gestión de datos sensibles. Brother insiste en que el uso compartido de las impresoras es mejor restringirlo a grupos de usuarios con necesidades comunes.
En el caso de que un papel quede sin recoger o si un usuario acude a recoger su documento a la impresora y observa que hay trabajos anteriores en el dispositivo que nadie ha recogido, es recomendable informar al delegado de protección de datos o, en el caso de que éste no exista en la empresa, a su responsable directo. Además, deberían guardarse, sin leer, en un lugar seguro.
Sería aconsejable que la empresa implemente mecanismos que exijan la presencia del usuario o su identificación en el equipo para imprimir los trabajos. De esta manera, se conseguirán dos beneficios: se evitarán riesgos de fuga de información y, además, la empresa disfrutará de un ahorro en sus costes ya que descenderá notablemente el número de trabajos que no se recogen tras imprimirse.
Para ayudar a cumplir con este consejo Brother cuenta, de serie, en sus impresoras profesionales con una herramienta de seguridad, Secure Print+, que permite controlar el uso de las funciones de la impresora de una forma sencilla y ayuda a preservar la confidencialidad de los documentos. El mecanismo es muy sencillo: los archivos se envían a la impresora y quedan en espera hasta que el usuario propietario los libera por medio de una tarjeta de identificación NFC (NFC (tecnología inalámbrica de corto alcance). Además, a través de una interfaz, el administrador puede crear y configurar distintos perfiles de usuarios, señalando las funciones a las que los distintos perfiles pueden tener acceso, así como el volumen de impresión. Lógicamente, es posible definir los parámetros de calidad y color de la impresión, lo que permitirá una gestión más eficiente del consumible.
Otro mecanismo que asegura la confidencialidad es el uso de las contraseñas. Es sencillo y cómodo: los trabajos de impresión se protegen con un número PIN de cuatro dígitos que hay que introducir en el panel de control del equipo para que el documento se imprima.
La ubicación de los equipos de impresión debe ser cuidada. Hay que evitar que estén situados en lugares alejados, no controlados y que puedan ser accesibles a personas ajenas a la organización.
Encriptación, bloqueo y movilidad
La encriptación es otro elemento importante. Es imprescindible asegurar que la información viaje encriptada entre el ordenador y el equipo de impresión. Brother integra en sus impresoras SSL (Secure Socket Layer) que permite que al hacer uso del cifrado, los datos son irreproducibles. Evita, de esta manera, que los intrusos entren en la red y capturen la información de los documentos que se imprimen a través de ella.
Establecer medidas adecuadas de seguridad o restricciones específicas en las funciones de reproducción y envío de los documentos, como es el caso de la copia, el escaneo o el envío de fax, es otro punto importante. En este apartado, la marca cuenta con una función de bloqueo de seguridad que permite a un administrador determinar volúmenes de impresión por usuario (de forma diaria, semanal o mensual) y configurar las funciones a las que puede tener acceso cada usuario, estableciendo contraseñas para cada uno.
La explosión de la movilidad y la tendencia, cada vez más acentuada, de que los usuarios puedan imprimir desde el móvil, hace que estos consejos rijan también en este entorno (portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes). Brother cuenta con su aplicación iPrint&Scan, que ya ha cumplido más de un lustro en el mercado, y que ya cuenta con más de 1.000 millones de páginas impresas desde este tipo de dispositivos en todo el mundo.
Por último, y como es obligatorio, una vez puesto en marcha el plan, hay que revisar su cumplimiento, rectificando aquello que no se esté realizando correctamente e implementando mejoras hacia la seguridad sin perjudicar la productividad de las personas que trabajan en la organización.
Barcode Utility: mejorando la digitalización
La digitalización de los documentos es una de las actividades que más ha crecido en las empresas y, para facilitar la labor a todas aquellas que escanean documentos que contienen códigos de barras, Brother ha lanzado una solución de archivo de código de barras automatizado, Barcode Utility (BCU).
Esta aplicación es capaz de reconocer el código de barras, ubicado en la portada de cada documento a escanear, y de manera automática procesa el documento para su archivo. Permite definir una serie de reglas lógicas con funciones avanzadas de reconocimiento de códigos de barras para automatizar la separación (escaneo por lotes), el renombramiento del documento, incluyendo en el nombre los datos contenidos en el código de barras y establece un enrutamiento de cada documento escaneado.
Es capaz de detectar hasta 13 tipos de códigos de barras, 1D y 2D, y guardar archivos en formato PDF, PDF/A y TIFF en carpetas predefinidas. También puede agrupar páginas individuales y guardarlas como un único archivo.
Lógicamente, esta automatización reduce los riesgos de error manual y ahorra tiempo, asegurando que los documentos son archivados en la ubicación correcta.
