Los costes de impresión se pueden disparar si no se establecen unas pautas de impresión que permitan gestionar la impresión de manera más eficiente. Según datos de la consultora Gartner, las empresas podrían reducir sus costes de impresión entre un 10 y un 30% con una óptima gestión de su parque de impresoras.
Lexmark ha elaborado una serie de consejos para ayudar a las empresas a reducir los costes de impresión. El primer consejo es diferenciar los documentos para uso interno o externo y ajustar la impresión en cada caso mediante diferentes medidas como usar papel reciclado, configurar una menor definición,ajustar los márgenes, imprimir únicamente la página que se necesita en lugar del documento entero o utilizar la impresión dúplex. En ambos casos es convenienteutilizar siempre la vista previa de impresión para evitar desperdiciar papel por errores en las impresiones.
Evitar imprimir correos electrónicos y borradores así como archivar las copias de forma electrónica es otra de las recomendaciones del fabricante que también comenta que se ahorra optando por cartuchos originales de alto rendimiento, no desactivando el modo de ahorro de energía y utilizando impresoras que permitan la liberación segura de impresión, es decir, máquinas que guardan las órdenes de impresión para imprimir en el momento adecuado con en fin de evitar el calentamiento del tóner varias veces.
Lexmark también apuesta por establecer cuotas de seguridad y sustituir impresoras locales por impresoras en red.
Además se ahorra y se minimiza el impacto ambiental reciclando los residuos de papel y de cartuchos. Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica, señaló que
“muchas empresas inician su política de ahorro en impresión incluyendo un mensaje en el correo electrónico para que el receptor tome conciencia ecológica y no lo imprima si no es rigurosamente necesario. Sin embargo, si queremos realmente incentivar el ahorro en la impresión en la empresa debemos apostar por implementar una serie de hábitos organizacionales que la mayoría de las compañías no contemplan y que son vitales”.
