Hace una década todos hablaban de transformación digital, un proceso que venía para quedarse en sectores y organizaciones, aunque lo cierto es que a día de hoy cuesta ver si esa transformación digital es ya una realidad o se ha quedado en ficción. Resulta indiscutible que la salida a la crisis que vivimos por la irrupción del coronavirus es digital, pero es necesario ver qué herramientas se pueden utilizar para mejorar en ese entorno y cómo se va a entrar en esa economía del futuro.
A lo largo de la historia ha habido tres grandes hitos en crecimiento económico: el primero, con la llegada de la máquina de vapor; el segundo, a principios del siglo XX, con la producción masiva; y, por último, en los años 70 con una primera ola de automatización que ya empezaba a considerarse como digitalización. Cada uno de estos episodios venía acompañado de una revolución industrial y, a su vez, de nuevas herramientas con las que ganar en productividad. Pero, ¿qué se ha hecho después de ese último gran cambio?
Documentos en papel
Si se comparara una fotografía en la que se muestra una oficina hace 50 años con una ahora, ¿habría diferencias? Lo que si tendrían en común es que en ambos escenarios se acumulan en pilas infinidad de documentos en papel, algo que puede hacer desconfiar de la eficiencia de la organización. Precisamente, desde mediados del siglo pasado el crecimiento productivo ha ido cayendo hasta nuestros días, lo cual es sorprendente si se tiene en cuenta que en estos años Internet hizo su entrada para hacernos todo fácil y accesible. La respuesta a ello es que se han creado grandes avances tecnológicos, pero desconectados de los procesos de negocio.
Existen sectores en los que todavía no se ha avanzado lo suficiente y esto crea una desconexión o gap digital: pese a que una organización se autoproclame como “digital”, en su mismo entorno tendrá que convivir necesariamente con otras más atrasadas tecnológicamente. Es en esa parte del proceso donde podemos entrar como principales agentes en digitalización, basando la transformación digital de clientes a través de productos y soluciones de valor.
La transformación digital implica un cambio en los procesos productivos de la empresa, alineando la tecnología con sus procesos de negocio. Esto se puede conseguir ligando la tecnología de gestión documental con los procesos de captura de datos en las organizaciones. Es ese el inicio de la transformación digital en la oficina del futuro; y en muchos sectores es muy intensivo, como es el caso de sanidad, legal, logística, turismo o Administración Pública, en los que antes puede que se planteasen la digitalización documental con ciertas reservas, pero pronto será un claro objetivo. Incluso para trabajadores autónomos y pymes que, al igual que en las anteriores áreas de trabajo, tienen que lidiar a diario con facturas, contabilidad, expedientes o registros históricos.
En esa gestión de documentos hay que enfocarse principalmente en tener las herramientas adecuadas para una digitalización enriquecida con la que simplificar la manera de trabajar, incrementar la productividad y, sobre todo, obtener datos de calidad y fiables, porque no habrá decisión buena con un dato malo. Si un profesional sanitario, por ejemplo, tuviese que tomar una decisión a raíz de historiales médicos mal digitalizados, tendría un grave problema. O en una factura no es lo mismo que se marque un precio de 1,58 euros a que, por un error técnico, se lea 158 euros.
Dispositivos de digitalización
Actualmente existen dispositivos de digitalización y captura documental que permiten automatizar tareas de poco valor añadido, reducir la tasa de error y tiempos de espera, además de facilitar la manipulación de los archivos en formato físico. A diferencia de lo que pueden hacer los equipos multifuncionales a la hora de escanear, que no son equipos pensados para integrar la tecnología con el proceso de negocio, hay escáneres de última generación con los que no hay que perder tiempo en separar por tipo de documento -ya sean tickets, DNI o diferentes formatos de papel– o ser expertos en tecnología para poder utilizarlos. Al contrario, estas soluciones de escaneado cuentan con software inteligente que hace que el dispositivo aprenda de cada interacción con el usuario, ayudándole a aumentar su productividad personal, y cuyas capacidades se pueden integrar de forma sencilla con otras herramientas de trabajo para hacer búsquedas de información, guardar los archivos digitalizados en una ubicación concreta o enviarlos directamente a través del correo electrónico, por citar solo algunas opciones. Todo ello, además, con una calidad del dato impecable y un diseño compacto que lo hace perfecto para su integración en espacios reducidos o, en casos de movilidad, llevarlo donde sea necesario.
En un futuro, o ahora mismo como se ve con la amplia adopción del teletrabajo, la oficina es el propio profesional y este debe tener todas las herramientas imprescindibles a su alcance para ser productivo. Es importante tener en cuenta que no se puede alcanzar la productividad sin que haya una transformación digital. Como parte activa de este cambio se debe conocer qué hay en el mercado, donde las tecnologías siguen avanzando, para implementar soluciones de digitalización eficaces y adecuadas a los procesos de una organización o sector en gestión de documentos.
Silvia Ustárroz, partner manager de PFU (EMEA) para Iberia
