El paso del papel a los procesos digitales está llegando al mundo empresarial, aunque muchas compañías no están preparadas para ello, según se desprende de las conclusiones del estudio «Digitalización en el Trabajo», llevado a cabo por Xerox a través de una encuesta a 600 responsables de TI de grandes compañías de Norteamérica y Europa.
El informe indica que a las empresas les sigue preocupando los procesos en los que se utiliza el papel por los costes (42 %) y la seguridad (42 %). Y, según señalaron los encuestados, en los próximos dos años sólo el 9 % de los procesos y operaciones de sus empresas seguirá siendo en papel; aunque el 55 % indica que en parte o en todos los procesos se sigue utilizando el papel. Y el 29 % afirmó que todavía se comunican con sus clientes finales a través de documentos físicos en vez de utilizar el email o las redes sociales.
Las empresas siguen usando el papel a pesar de que el 41 % está de acuerdo en que migrar a procesos digitales permite reducir costes; y el 87 % indica que cuenta con las herramientas necesarias para hacer esta migración de manera rápida.
Andy Jones, vicepresidente de automatización de flujos de trabajo en la división de Large Entrerprises Operations (LEO) de Xerox, indicó que «las empresas prevén un futuro digital ágil, pero los procesos de negocio actuales aún dependen del papel. La falta de conexión entre la visión de una organización y los pasos necesarios para lograr la transformación digital han estancado el futuro de la digitalización”.
A la hora de automatizar los procesos, casi las tres cuartas partes de los encuestados comentaron que han identificado varias áreas principales para ser automatizadas: contabilidad (38 %), informes de gastos (37 %), cuentas por pagar (36 %) y atención al cliente (35 %). Pero antes de poner en marcha el proceso de automatización en estos apartados tienen que realizar otras tareas. En este sentido, el 40 % no ha implementado soluciones adecuadas para los trabajadores móviles; el 47 % no ha añadido o mejorado todavía los servicios en la nube y el 45 % no ha incorporado o mejorado los análisis predictivos a través del big data. El informe también indica que la digitalización de los procesos que utilizan papel antes de que sean automatizados genera mejores resultados. Por ejemplo, al analizar los hábitos de impresión de los empleados se puede ver las oportunidades que permanecen ocultas para conseguir la transformación digital. El 90 % de los encuestados respondieron que cuenta con buenas herramientas para analizar los hábitos de los empleados, pero sólo el 45 % las utiliza.
