IDC ha elaborado un estudio sobre el uso de la gestión documental y la impresión en las empresas del que se desprende que el principal reto de las organizaciones pasa por acelerar los procesos documentales de forma que vayan al mismo ritmo que los del negocio. El estudio, encargado por Kyocera Document Solutions, también revela que las compañías de nuestro país dedican hasta el 5 % de su presupuesto total de TI a la partida correspondiente a impresión, aunque casi la mitad de las empresas consultadas afirma desconocer los costes reales en dicha materia.
Para mejorar la eficiencia y reducir los costes, el informe propone una serie de medidas como definir políticas de uso para concienciar y educar a los empleados con el fin de reducir el volumen total de documentos impresos.
Otra recomendación consiste en racionalizar las impresiones a color y que los responsables de TI conozcan mejor el impacto de la calidad de impresión sobre el gasto unitario. Otros para generar ahorro son enviar a imprimir los e-mails por la bandeja de papel reciclado, no permitir imprimir a color a los departamentos que no lo necesitan o recoger las impresiones tras introducir un código en el dispositivo. Si se cumplieran estas normas se reduciría el gasto hasta un 25 %.
Según indica Kyocera Document Solutions, más allá de los ahorros directos que supone eliminar el papel en la compañías al eliminar los documentos físicos —y el almacenaje— también ser reducen los tiempos de llegada al mercado. La digitalización es por este motivo una prioridad y Kyocera ofrece un portafolio de soluciones para satisfacer estas necesidades.
