El pasado año Canon ponía en marcha Canon Information Management Solutions, una división, integrada por un equipo multidisciplinar, centrada en el desarrollo de proyectos de optimización y automatización de los procesos documentales de las empresas. José Manuel González, máximo responsable de la división en Canon España, hace un balance muy positivo de este primer ejercicio de andadura. “Es una de las áreas en la que más estamos creciendo en el mercado ibérico y nuestras perspectivas son mantener esta trayectoria en el medio y largo plazo”.
Ya nadie duda de que la gestión del dato en las empresas es clave; lo que exige que los procesos para la creación, procesamiento y distribución de la información se haga de manera fluida y segura. En el caso de Canon, el director de la división recuerda que la compañía lleva más de tres décadas ofreciendo servicios y soluciones vinculadas con la gestión de la información. “Hemos seguido invirtiendo en I+D+i y hemos llevado a cabo algunas adquisiciones, lo que nos permite contar con la tecnología, los servicios y los profesionales para ofrecer la consultoría y los desarrollos necesarios para digitalizar y automatizar los procesos empresariales”. Una estrategia que le ha permitido desplegar una especialización en este apartado, potenciada, como recuerda, en la larga tradición en el suministro de tecnología de hardware que incluye impresoras y escáneres y su evolución hacia los servicios en la nube. “Disfrutamos de un profundo conocimiento de los flujos de trabajo digitales y de la gestión de documentos, uniendo el mundo digital con la impresión”.
Una oferta que se extiende a numerosos sectores: industrial, financiero, telecomunicaciones, logístico y el sector público. Canon disfruta, además, de un hub dedicado a los servicios documentales. En España cuentan con 250 profesionales que gestionan desde grandes proyectos, con hasta más de 28 millones de documentos, hasta iniciativas más sencillas y pequeñas, “igualmente relevantes”.
González recuerda que la trasformación digital es cada vez más compleja y exigente. “Se ha convertido en un paso imprescindible para mantener la competitividad”. La información y los datos se han convertido en “un activo imprescindible para empresas de todo tipo, por lo tanto, también ha aumentado la importancia de su correcta gestión y utilización”. A su juicio, “hemos entrado en la era de la transformación inteligente que aúna la implementación de la digitalización con la adopción de la inteligencia artificial”.
Retos y oferta en torno a la gestión del dato
La división Canon Information Management Solutions ayuda a las empresas a enfrentar retos tan críticos como son la seguridad, el cumplimiento normativo o la integración con nuevas tecnologías que faciliten el acceso y el control del volumen de datos.
Canon ha llevado a cabo un estudio en el que ha contado con la opinión de más de 1.700 responsables de la toma de decisiones en departamentos de IT (ITDM) en toda Europa. Entre los resultados más destacados, por ejemplo, que el 60 % de los ITDM sitúa la seguridad entre sus tres mayores retos. Para más de una cuarta parte (28 %) esta preocupación ocupa el primer lugar.
Uno de cada diez líderes reconoce haber abandonado proyectos de implantación de nuevas tecnologías de gestión en los últimos dos años debido a problemas de compatibilidad (28 %) y a los fallos de la nueva tecnología seleccionada (21 %). “Desde Canon Information Management Solutions queremos ayudar a las empresas a afrontar estos problemas”, explica.
La división cuenta con una completa oferta de soluciones entre las que figura, por ejemplo, una solución enfocada a la automatización del proceso de gestión de la cadena de suministro; o la solución Digital MailRoom, que ayuda a la centralización, clasificación y distribución de la información que entra por diferentes canales. También soluciones para el área jurídico-legal o los recursos humanos. “Nuestro objetivo es ofrecer una solución integral, completa, para nuestros clientes”, recuerda.
“Disfrutamos de un profundo conocimiento de los flujos de trabajo digitales y de la gestión de documentos, uniendo el mundo digital con la impresión”
Entre las soluciones más demandadas José Manuel González desvela que están las relacionadas con la gestión documental, desde facturas y gestión de proveedores, hasta la gestión de documentación interna de diferentes departamentos. “Hemos tenido la oportunidad de trabajar con empresas de múltiples sectores: financiero, energético, industrial o logístico. Trabajamos para empresas de diferentes tamaños, tanto del IBEX 35 como con empresas medianas”. Unos clientes a los que han ayudado, por ejemplo, a reducir el espacio dedicado al almacenamiento en sus oficinas en un 50 %, también el tiempo empleado en tareas administrativas, permitiendo a los trabajadores dedicarse a labores de mayor valor añadido y reduciendo los errores manuales. “Hemos contribuido, por ejemplo, a la automatización del procesamiento de facturas en numerosos clientes, lo que ha supuesto mejoras significativas en visibilidad y velocidad. Gracias a estas acciones, muchas de las facturas se procesan ahora digitalmente, y los ciclos de aprobación son más cortos”.
Segunda parte del año
De cara a la segunda mitad del año, explica que van a seguir impulsando estos servicios de gestión de la información, con foco especial en los centrados en la gestión y el trato con los proveedores involucrados en la cadena de suministro. “Con este nuevo servicio, nuestros clientes pueden acometer la automatización de su gestión de la cadena de suministro a través de una plataforma digital en la que los usuarios pueden gestionar de forma centralizada toda la documentación que interviene en el proceso”, explica. Con ello, los usuarios tienen la capacidad de realizar solicitudes internas de compra, gestionar presupuestos, nuevos contratos, pedidos, albaranes o facturas, entre otras cuestiones; y también interactuar con sus proveedores a través de un portal web; todo ello de forma digital y con integración también con su sistema de contabilidad. Según los datos que maneja Canon, la digitalización de estos procesos supone ahorros de hasta un 15 % en emisiones de CO2 relacionadas con el uso de documentos en papel y una liberación de aproximadamente el 50 % del espacio físico utilizado para archivar esos documentos.
La inteligencia artificial
La inteligencia artificial es clave en todos los mercados. Recientemente Canon anunció una alianza con Amazon Web Services (AWS) y la consultora experta en soluciones digitales y software IO Digital, que ha dado como fruto una solución de inteligencia artificial que simplifica y optimiza los procesos de gestión de la información.
La solución utiliza el gestor de procesos documentales de negocio de Canon, Therefore, junto con herramientas de inteligencia artificial de AWS, como Amazon Textract, que extrae automáticamente texto impreso y/o manuscrito, elementos de diseño y datos de cualquier documento; y Amazon Comprehend, un servicio de procesamiento de lenguaje natural en el que se utiliza el aprendizaje automático para descubrir información y conexiones valiosas en los textos y que permite automatizar la clasificación y “metadatación” de documentos, reduciendo costes, aumentando la eficiencia de las organizaciones y mejorando la precisión. “Ofrecemos una tecnología que aglutina toda la información de una empresa, introduciendo inteligencia artificial, para la automatización y gestión de la documentación, capturando, identificando, validando y enviando automáticamente los archivos entrantes con datos adjuntados relevantes a los sistemas y personas a las que corresponda”.
Entre las ventajas de la aplicación de esta tecnología, González asegura que se ha logrado transformar por completo los procesos documentales, “mejorando los tiempos de puesta en disposición de los responsables hasta en un 90 %”.
