La información nunca había sido tan valiosa y tan fácil de obtener como ahora. Con el auge del trabajo flexible, impulsado por una mayor potencia de los dispositivos móviles, aumentan los riesgos asociados a la manipulación de datos sensibles. En el caso de las empresas, esto pone de manifiesto la importancia de facilitar un trabajo eficiente de los empleados en un entorno de dispositivos conectados con seguridad.
La innovación que está transformando el entorno de la oficina también la convierte en el área más vulnerable de la empresa en materia de seguridad. Los equipos informáticos que incluyen seguridad minimizan las amenazas constantemente. Pero muchas empresas tienen una gran cantidad de dispositivos en uso diariamente que pueden pasar inadvertidos y que pueden suponer un gran riesgo.
Creación de una cultura de seguridad en la oficina
La información en una oficina representa siempre un riesgo del que deben ser conscientes todos los miembros de la empresa. Así, el 47 % de los directores de empresas de EMEA son conscientes de los casos en los que los documentos se pierden dentro de la propia organización y un 46 % sabe que los empleados pierden documentos fuera de la compañía. En este escenario, es necesario que la oficina desempeñe un papel destacado en la defensa de las amenazas potenciales a la seguridad de la información.
¿Cómo hacerlo? Extendiendo una cultura de seguridad sólida entre los trabajadores y directivos. Al imprimir documentos que incluyen información confidencial, por ejemplo, es esencial que las copias en papel se impriman cuando el usuario pueda recogerlas físicamente de la bandeja de la impresora. Sin esta importante medida, es posible que la información quede expuesta al público en general.
Escudo humano contra escudo de hardware
Mantener el hardware nuevo y el existente también puede representar un hándicap para la seguridad, ya que muchas veces los riesgos de los dispositivos antiguos pasan inadvertidos. Puede darse el caso con las impresoras, que están conectadas a la red de la empresa y reciben información confidencial. Los controles de seguridad deben aplicarse también a estos dispositivos y no únicamente a la red. Asimismo, las impresoras tienen un disco duro igual al de los ordenadores. Cifrar los datos y permitir el acceso a quienes tengan los permisos adecuados reducirá el riesgo de filtraciones no deseadas.
Cuando se trata de la seguridad de la oficina, la aplicación de políticas y procedimientos de seguridad estrictos es solo la mitad de la batalla. Las empresas se deben asegurar de que no fallan en la primera línea de defensa porque pasen por alto a las personas y dispositivos que se encuentran delante de sus ojos. Y, lo que es más importante, las organizaciones deben formar a sus empleados para que puedan poner en práctica con éxito las políticas de seguridad de la oficina e informarles de cuál es su papel individual para ayudar a mantener seguros los datos confidenciales.
José Manuel Echánove
Country marketing director B2B de Canon en España y Portugal
