La gestión documental es un mercado al alza que está creciendo impulsado por la demanda de las pymes y los nuevos usos de la información en las empresas. La correcta combinación de hardware, software y servicios en cada cliente es la clave de una buena oferta de gestión documental. Marta Olbés, document solutions product manager en Canon España y Miguel Sarwat, director de marketing de Toshiba Tec Spain Imaging Systems, explican las claves de su estrategia y los retos a los que se enfrentan.
¿Cómo ha evolucionado el segmento de la gestión documental en los últimos años? ¿Sigue presentando buenas oportunidades de negocio?
La gestión documental está en auge desde hace ya varios años pero está siendo ahora cuando, a la habitual demanda de este tipo de soluciones por parte de grandes cuentas, se está sumando la de pequeñas y medianas empresas. Asimismo, la confluencia de varios fenómenos como el cloud o el auge de la movilidad han impulsado aún más la gestión documental.
Está evolucionando hacia arquitecturas de contenidos optimizadas que permitan el acceso a la información desde múltiples dispositivos y garanticen la seguridad de los datos.
A su juicio, ¿cuáles son los factores clave para una buena gestión documental?
Una buena gestión documental es aquella capaz de adaptarse y dar respuesta a las necesidades específicas de cada cliente.
El primer factor clave son los servicios profesionales gracias a los cuales se pueden entender las necesidades del cliente y ofrecer como resultado un proyecto a medida. En segundo lugar, la posibilidad de integrar el hardware, software y servicios en el mismo entorno, lo que permite obtener importantes sinergias en cuanto al ahorro de papel, ahorros de costes, mejoras de la productividad y de la seguridad.
Por último, una solución de gestión documental debe de ser fiable, robusta y escalable. Asimismo, es fundamental que la solución ofrezca una integración plena con los sistemas de negocio y unas políticas de acceso estrictas.
¿Cuáles son los rasgos principales de su estrategia comercial?
Ofrecemos soluciones “llave en mano”, diseñadas a la medida, que permiten a nuestros clientes centrarse verdaderamente en su negocio. Antes de comenzar con la implantación de un sistema de gestión documental, es necesario realizar un análisis de necesidades.
Dentro de su oferta, ¿cuáles son los productos más vendidos y en los que se están focalizando?
Therefore es la solución de gestión documental de Canon. Conecta a las personas con la información de manera eficiente, económica y segura integrándose con los procesos de negocio de pequeñas empresas hasta entornos corporativos con miles de usuarios. Asimismo, contamos con una versión cloud, Therefore Online, que responde a la creciente demanda de nuestros clientes de apostar por la nube y consolidarse en el entorno digital.
¿Qué papel conceden a los servicios? ¿Qué tipo de servicios ofertan?
Teniendo en cuenta la variedad de soluciones que hay en el mercado, lo que marca la diferencia son los servicios profesionales y de soporte continuo que cada proveedor pueda ofrecer para adecuar la solución a cada necesidad.
Esto lo hacemos mediante servicios de consultoría, servicios de implementación, servicios de formación y servicios de soporte continuo sobre el sistema en funcionamiento.
¿Qué perfil tienen sus distribuidores y qué tipo de acciones desarrollan con ellos?
Trabajamos con una amplia red de partners certificados. Canon ha preparado al canal para adaptarse al mercado. Ponemos en valor su trabajo y apostamos por el trabajo en equipo, con el fin de ayudar, por un lado, a nuestro canal a ser más rentable y, por otro, a los clientes a ser más eficientes.
¿Cuáles son sus planes para este ejercicio?
Tenemos en mente un significativo número de iniciativas y desarrollos para lo que queda de año tanto en mercados verticales como horizontales.
¿Cómo ha evolucionado el segmento de la gestión documental en los últimos años? ¿Sigue presentando buenas oportunidades de negocio?
El mercado ha experimentado en los últimos años importantes transformaciones dirigidas a solventar las necesidades específicas de las empresas. De ser un mercado casi específicamente copado por el hardware, hoy es un mercado de servicios.
En cuanto a las oportunidades, es un mercado muy competitivo, sobre todo si nos fijamos en el ámbito de la oficina y los entornos tradicionales a los que prestábamos. Ahora hemos abierto una nueva línea de desarrollo de soluciones verticales, donde nos ponemos como objetivo el comercio y el sector logístico e industrial, también intensivos en el uso del papel y para los que ofrecemos una oferta única y diferencial.
A su juicio, ¿cuáles son los factores clave para una buena gestión documental?
La gestión documental tiene que estar adaptada a las necesidades de la compañía, a lo que hacen y a cómo lo hace cada empresa.Partimos de una consultoría, que se puede denominar estratégica, y desde ahí construimos para el cliente su solución.
Hoy en día una gestión documental tiene que tener en cuenta los nuevos entornos de uso de la información en las empresas, la nube, móviles y tabletas, nuevas tipologías de software y las llamadas apps. También elementos clásicos como ahorrar papel, tóner y energía.
¿Cuáles son los rasgos principales de su estrategia comercial?
Toshiba es una empresa de servicios. Esa es la clave comercial que nos está permitiendo hacernos fuertes. Y además unos servicios que cubren toda la cadena de gestión del documento. Apostamos por soluciones y servicios “ecológicos” sin sobrecostes sobre soluciones tradicionales menos respetuosas con el medioambiente. Otro eje de nuestra política comercial es la apuesta por el modelo de venta indirecto a través de distribuidores.
Dentro de su oferta, ¿cuáles son los productos más vendidos y en los que se están focalizando?
Como empresa de servicios globales de impresión y gestión documental y para la oficina, tenemos que ser capaces de cubrir todo el espectro de posibles necesidades de nuestros clientes, siempre con equipos láser, que es la única opción que barajamos posible para el mercado profesional. Disponemos de equipos en formato A4 que imprimen en A3, A3 con el precio de los estándares A4, equipos a color en condiciones similares a los monocromo con el mismo tamaño y también impresoras.
¿Qué papel conceden a los servicios? ¿Qué tipo de servicios ofertan?
El futuro de este mercado está en los servicios. Y si cada empresa tiene su propia gestión documental, cada empresa va a necesitar unos servicios determinados. Como denominador común podemos hablar de servicios para ahorros de costes, mejora de la productividad, la seguridad de la información y el flujo documental.
¿Qué perfil tienen sus distribuidores y qué tipo de acciones desarrollan con ellos?
El perfil general de nuestros distribuidores es el de profesionales de la impresión y gestión documental. Reciben la misma formación que nuestro personal, tanto técnica como comercialmente. También nos esforzamos en el apartado de ventas con planes de incentivos y sobre todo con potentes herramientas de venta .
¿Cuáles son sus planes para este ejercicio?
Pretendemos mantener el mismo ritmo de crecimiento que hemos experimentado en estos últimos dos años y seguir creciendo por encima de las dos cifras. Explotaremos nuestras sinergias con otras divisiones de Toshiba que nos permiten entrar en sectores específicos y verticales.
