La nueva oferta de equipos multifunción inteligentes de Oki está pensada para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos de trabajo y avanzar en la transformación digital. Estos equipos, fruto de una combinación de tecnologías avanzadas, nuevas herramientas y software integrado, permiten dar una respuesta a las necesidades actuales de las pequeñas y medianas empresas para una gestión eficiente de la información y dar el paso a los flujos de trabajo sin papel, reforzar la seguridad y mejorar la gestión desde dispositivos móviles.
La automatización de procesos para mejorar la eficiencia y los flujos del trabajo, la movilidad de las plantillas y la reducción de los costes son algunos de los retos a los que se enfrenta la pyme en la actualidad. En este proceso de transformación digital solo un tercio de las pequeñas y medianas empresas europeas se está preparando para esta transformación, según indica un reciente estudio de IDC sobre los procesos empresariales y la gestión documental.
El informe revela también que se produce un 20 % de pérdida de productividad en las empresas, lo que equivale a dos días laborables al año, por problemas relacionados con la gestión de los documentos. Y subraya que a muchas compañías les gustaría digitalizar los documentos para reducir el almacenamiento físico en la oficina principal o en instalaciones externas. Al mismo tiempo, necesitan herramientas para procesar la información de manera remota cuando sus trabajadores están fuera de la oficina. Y todo ello con total seguridad, aunque el 75 % de las empresas no tiene implantado ningún sistema de seguridad de documentos.
Soluciones inteligentes
Para responder a esta demanda, Oki ofrece a las empresas una oferta de equipos multifunción inteligentes; aunque, como subraya Javier López, general manager, office solutions business development EMEA, hay cierta confusión sobre la “inteligencia” de los equipos y se piensa que sólo es inteligente una solución compleja compuesta por hardware, software y servicios de consultoría. Sin embargo, hay máquinas que “tienen características que hacen que el equipo sea inteligente por sí mismo”.
Este tipo de productos acapara el 95 % de la demanda europea, y aunque Oki también ofrece soluciones para el 5 % de empresas que requiere soluciones más complejas, se está focalizando en los equipos multifunción inteligentes para ayudar a las pymes a transformar sus procesos de negocio.
La primera diferencia visual de un equipo multifunción inteligente frente al que no tiene inteligencia es su pantalla. “Los inteligentes son los que llevan una pantalla, que es como un navegador de Internet y permite la conexión a cualquier tipo de aplicación. Y tiene dos características importantes: la impresión y el escaneado”, indica el responsable de Oki.
Estas dos funciones, que son la base de la inteligencia del equipo, se pueden personalizar y configurar según las necesidades de las empresas.
La función de escaneado puede ser definida por el usuario y al digitalizar el documento, que se puede convertir en formato PDF o PDF/A, es posible enviarlo a un correo electrónico o a una carpeta específica que puede estar en una red o en la nube para su uso o archivado. Este escaneado inteligente elimina los registros en papel y agiliza la gestión del documento. “Toda esta serie de reglas inteligentes es lo que marca la diferencia”, subraya el directivo.
Las funciones de impresión también son personalizables. Se pueden establecer diferentes medidas para que la impresión sea más eficiente y segura como la autenticación del usuario o la función “follow me”, que tras la identificación permite que el usuario pueda ver su lista de documentos enviados e imprimir en cualquier equipo de la empresa.
Según subraya López, otra ventaja de los equipos multifunción es su capacidad para imprimir desde dispositivos móviles, lo que ayuda a impulsar la movilidad en los procesos de trabajo en la empresa.
Además, las ventajas diferenciales de los productos de Oki son su tecnología web service, lo que centraliza las actualizaciones y las mejoras de los equipos; y su capacidad de auto mantenimiento que evita el servicio técnico. “El cliente solo tiene que cambiar el tóner cuando se agota, no se necesita un mantenimiento preventivo o correctivo”.
Estrategia y canal
Oki está trabajando para llevar estas soluciones inteligentes a las pymes de todos los sectores. Por este motivo, su estrategia se desdobla en dos líneas: una centrada en proporcionar productos específicos para distintos sectores verticales como el comercio, sanidad o Administración y otra focalizada en la oficina con los equipos multifunción inteligentes que pueden llegar tanto a los verticales como a todo tipo de empresas. Su intención es transmitirles que estos equipos les ayudan en todos “los procesos de backoffice para ganar en productividad, en seguridad y en movilidad”.
Estas soluciones, que se pueden comercializar bajo el formato tradicional o bajo la modalidad de pago por uso, abren nuevas oportunidades de negocio. al canal. López explica que “puede dar servicios que son nuevas vías de ingresos y le ayuda a transformarse, a crear y obtener mayor valor”.
Oki está impulsando la formación de su canal para que puedan aprovechar esta oportunidad; ya que espera que estos equipos eleven sus ventas e impulse su apuesta por el valor.
