El imperio de la digitalización ya ha conquistado todos los terrenos de la empresa, alcanzando incluso a áreas tan críticas como los departamentos de recursos humanos, encargados de gestionar el valor más grande de las mismas: el capital humano. “La digitalización ha aportado, especialmente en los últimos años, un valor enorme a su actividad”, asegura Philippe Marxuach, director de Recursos Humanos de Canon España. “Ha permitido hacer infinitamente más sencilla nuestra labor”.
En el área de recursos humanos existen infinidad de procesos relacionados con la gestión de talento y que abarcan, desde la captación y contratación, pasando por la gestión de su vida laboral y, por último, la finalización de su relación con la empresa. Procesos que, como señala Manuel Márquez, business developer de soluciones de Canon, “tienen que cumplir con todas las políticas de confidencialidad y con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD); así como con la normativa de prevención de riesgos laborales”.
Unos procesos que provocan que los empleados del departamento de Recursos Humanos pasen, de media, más de dos horas al día realizando tareas poco productivas. El reto, lógicamente, “es transformarlas en productivas”, indica Márquez. El uso del papel, básico y necesario en muchos casos, añade un reto más ya que en el 79 % de las empresas circulan documentos con información sensible.
Teniendo en cuenta que para el 50 % de los profesionales de recursos humanos es clave la experiencia del empleado, es necesario aliviar las cargas poco productivas y agilizar los procesos para que el departamento se dedique a su verdadera labor: trabajar para los empleados y mejorar su experiencia.
La digitalización, al rescate
La digitalización ha supuesto un enorme alivio a esta situación. En el caso de Canon, explica Márquez, ha sido clave Thereforce, un gestor documental de los procesos, que es capaz además de enlazar las numerosas aplicaciones que utilizan los empleados de la compañía. Un gestor que se aplica a cualquier departamento, pero que en el caso de recursos humanos “ha hecho posible articular todos sus procesos”, explica. Se trata de una digitalización aplicada a la propuesta de valor del empleado.
El mejor ejemplo, el propio
Canon inició hace 10 años su propio viaje hacia la digitalización. Un proceso que, como proveedor de servicios y soluciones digitales, se torna como el mejor caso de éxito. “Debemos servir de modelo para nuestros clientes en sus propios procesos de digitalización”, puntualiza Philippe Marxuach. Una década en la que la pandemia fue momento clave. “Impulsó cambios importantes y permitió mejorar muchos procesos”.
El viaje ha sido enorme. “Se ha pasado de procesos manuales y de un departamento humano esclavo de sus sistemas, que no se hablaban entre sí, con un número reducido de aplicaciones; hasta una automatización completa, con sistemas perfectamente interconectados, con un alto control de todos y cada uno de los procesos, sabiendo lo que sucede en cada momento”, relata. “La automatización permite dejar de ser esclavos de los procesos y centrarnos en el empleado. Hemos ganado foco en él”.
Un viaje que aún no ha terminado y que ha llevado, por ejemplo, a digitalizar el histórico de Canon o a la creación del expediente digital del empleado.
Marxuach asegura que este camino, continuo, de la digitalización “permite impulsar y estimular al máximo la propuesta de valor de la compañía y de la experiencia del empleado”. Ejemplos son la incorporación de aplicaciones para dinamizar la vida del empleado (salud, bienestar, compras ventajosas, teletrabajo, etc.).
