Las salas de reuniones son espacios de encuentro y comunicación donde las ideas entre los asistentes fluyen y donde se fraguan grandes proyectos. Fomentar esta comunicación es imprescindible para sacar lo mejor de cada empleado, por eso es necesario poner a su disposición todos los recursos que les permita no preocuparse de otra cosa que no sea dar lo mejor de ellos mismos.
Juntarse en espacios de reuniones no siempre es fácil. Para ello lo primero es saber si la sala está libre o no y reservarla, conectar tu dispositivo en la pantalla principal y dar a la primera con el cable correcto, encender luces, bajar las persianas… Por lo general este tipo de reuniones suele provocar en los asistentes un sentimiento de pérdida de tiempo y energía.
Por eso la tecnología es un gran aliado que crea entornos de trabajo automatizados para facilitar todas estas rutinas que tanto incomodan. Hoy día encontramos un amplio catálogo de soluciones que logran convertir las salas de reuniones tradicionales, en espacios cada vez más efectivos, productivos y eficientes.
Tecnología colaborativa
En este sentido la tecnología colaborativa favorece la participación y el entendimiento de los asistentes a una reunión. Desde proyectores, pantallas interactivas, altavoces, luces automáticas, persianas mecánicas, acceso a fuentes de energía, conexión de dispositivos portátiles sin necesidad de cableado… todos los elementos que conforman una sala de reuniones pueden personalizarse y controlarse a través de una misma solución.
Pero una vez se ha personalizado el espacio y se ha implantado la mejor tecnología del mercado, ¿cómo controlar todos los dispositivos de la sala y hacer un uso adecuado de los mismos? Existen multitud de herramientas que permiten aunar y coordinar todos los elementos que conforman la sala de reuniones desde una única aplicación. También hay software que permite agendar los espacios, reservarlos y que, de manera automática mediante escenarios predefinidos, todos los elementos de la sala se adecuen a las necesidades de la reunión.
Plataforma
En este punto, es importante para el usuario contar con una plataforma de reserva de sala que de manera automática bloquee la habitación e inmediatamente cree el escenario más conveniente. Esto es posible gracias a aplicaciones como Kramer KronoMeet, un componente clave del ecosistema de salas de reuniones de Kramer.
Esta plataforma basada en la nube de Kramer es compatible con soluciones como son Google Calendar, Microsoft Office 365 y Microsoft Exchange y gracias a la integración de Kramer Control, es fácil recrear los escenarios predefinidos de la sala. Pero la experiencia puede ir más allá, incorporando los paneles táctiles e intuitivos de Kramer que facilitan la programación y reserva de las salas in situ gracias a su iluminación. Además, Kramer KronoMeet ofrece la posibilidad de integrar, administrar y supervisar todos los paneles táctiles de los espacios de reuniones ubicados en cualquier parte del mundo sin coste adicional.
Poder contar con sistemas de reserva corporativos que sean intuitivos permitirá agilizar los procesos relacionados con las reuniones, de forma que ayudarán a las compañías a mejorar la experiencia del cliente, mejorar la productividad e incentivar el uso de los espacios disponibles en las empresas.
Pedro Ballesteros, country manager de Kramer en España y Portugal.
