El desorden digital está poniendo en peligro los datos confidenciales y supone una nueva brecha de seguridad. El informe “Sorting out digital clutter in business’ (Eliminando el desorden digital en los negocios), de Kaspersky Lab, revela que hasta un 30 % de los españoles que ya no trabaja en una compañía sigue teniendo acceso a archivos y documentos, lo que pone en peligro la integridad de los datos, ya que podrían utilizarlos para su propio beneficio, eliminarlos o dañarlos.
En la actualidad las empresas navegan en un mar de archivos digitales, utilizan aplicaciones de colaboración, documentos online y servicios para compartir archivos lo que puede dificultar el seguimiento de dónde residen los datos, quién tiene acceso a ellos, cuándo y cómo.
Este desorden no solo supone un problema organizativo, es también una desventaja y puede representar una amenaza para las empresas. El informe revela que el 75 % de empleados españoles ha trabajado con documentos que contienen diferentes tipos de datos confidenciales; y 45 % encontró accidentalmente información confidencial sobre salarios e incentivos mientras trabajaban. Si este tipo de datos los encuentra un hacker el problema podría multiplicarse.
El desorden de datos digitales implica más tiempo para encontrar los documentos o los datos correctos almacenados en diferentes lugares. El 60 % de los encuestados en España ha tenido dificultades para localizar un documento o archivo mientras trabajaba y, además, el 50 % utiliza el mismo dispositivo para el trabajo y el uso personal, lo que implica que la información podría duplicarse o quedar obsoleta provocando confusión y errores.
En este contexto, el 32 % de los trabajadores admite compartir sus credenciales de usuario y contraseña con un compañero, lo que puede suponer una infracción y nuevos riesgos de seguridad.
Ante este desorden digital, Kaspersky Lab recomienda establecer una política de acceso para los activos de la empresa, incluidos los buzones de correo electrónico, las carpetas compartidas y los documentos online. Utilizar el cifrado para proteger los datos corporativos almacenados en los dispositivos y realizar copias de seguridad de los datos.
Al mismo tiempo aconseja fomentar los buenos hábitos de contraseñas entre los empleados, como no utilizar los datos personales o compartirlos con alguien dentro o fuera de la empresa; y utilizar soluciones de ciberseguridad cloud adecuadas como Kaspersky Endpoint Security Cloud para pequeñas y medianas empresas y Kaspersky Small Office Security para empresas con menos de 25 empleados.
